Börja här
Det viktigaste först
Säker delning i OneDrive börjar med minsta nödvändiga åtkomst. Dela helst med namngivna personer, välj visning när mottagaren inte behöver redigera och kontrollera länken innan du skickar den. En fil är inte färdighanterad bara för att länken har skickats; åtkomsten behöver följas upp och avslutas.
Steg 1
Kontrollera innehållet
Öppna filen eller mappen och kontrollera att den bara innehåller information som mottagaren ska få se. Om en mapp innehåller mer än det aktuella underlaget kan du skapa en separat mapp för delningen. Kontrollera organisationens regler för personuppgifter, avtal, ekonomi och annan skyddsvärd information.
Steg 2
Välj rätt mottagare
Välj Dela och kontrollera vem länken ska fungera för. Delning med specifika personer ger bättre kontroll än en länk som kan användas av alla som får den. Om alternativ saknas eller är blockerat kan det vara en avsiktlig organisationspolicy och ska inte kringgås genom privata lagringstjänster.
Steg 3
Ge rätt behörighet
Välj visning om mottagaren bara ska läsa eller hämta filen. Ge redigeringsbehörighet endast när personen faktiskt ska ändra innehållet. För en delad mapp kan redigering även innebära möjlighet att lägga till, flytta, byta namn på eller ta bort objekt. Bedöm därför mappbehörighet mer försiktigt än åtkomst till en enda fil.
Steg 4
Kontrollera länkinställningar
Om organisationens inställningar erbjuder utgångsdatum, blockerad nedladdning eller andra begränsningar kan de vara relevanta. Kontrollera sammanfattningen i delningsdialogen innan du kopierar länken. Skicka inte lösenord eller annan skyddsinformation i samma kanal som länken om separata uppgifter används.
Steg 5
Verifiera och följ upp
Be mottagaren bekräfta att rätt fil går att öppna med rätt behörighet. Gå senare till Hantera åtkomst och ta bort personer eller länkar som inte längre behövs. Vid rollbyte eller avslutat samarbete ska åtkomsten ingå i offboardingprocessen.
Ta hjälp i tid
När ska du kontakta IT?
Kontakta IT innan du delar känslig information externt, om du är osäker på mottagarens identitet, om alternativet Alla med länken verkar vara enda möjligheten eller om någon har fått fel åtkomst. Rapportera omedelbart om en länk skickats till fel person. Skapa inte en ny länk och anta att den gamla slutat fungera; kontrollera och återkalla den befintliga åtkomsten.
Underlag
Officiella källor
Artikeln har faktakontrollerats mot följande primärkällor.